オフィス移転時の後悔・失敗など見落としがちなポイントと予防策

企業はずっと同じオフィスを利用し続けるわけではありません。増員によってオフィスが狭くなった、営業の効率を上げるために都心部に移動するなど状況に応じたオフィス移転が行われることがあるでしょう。

本記事では、オフィス移転でよくある失敗や対応策などについて解説します。
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オフィス移転でよくある6つの失敗

オフィス移転でよくある失敗として、次のようなケースが挙げられます。

• 働きやすい動線を確保できていなかった
• 相場よりも高い内装の施工を依頼してしまった
• 前のオフィスと移転先オフィスとで契約期間が重複してしまった
• 電話やインターネット回線の準備が遅れてしまった
• 周辺環境をチェックしていなかった
• オフィスを移転する目的が共有できていなかった

6つの失敗例について見ていきましょう。

1. 働きやすい動線を確保できていなかった

オフィスは従業員が働きやすい環境であることが大切です。例えば、従業員がオフィス内を移動しやすい動線が確保できていないと、業務が効率的に進められないかもしれません。

また、動線を確保できていても、バックオフィスの空間がオープンになりすぎていると社内秘の情報が流出してしまう恐れがあります。

2. 相場よりも高い内装の施工を依頼してしまった

オフィス移転にあたって、内装の工事を業者に依頼するケースがあります。この際、複数の業者の見積もりを比較せず1社にだけ依頼してしまうと、相場よりも高い価格になってしまう可能性もあるでしょう。

その結果、本来抑えられたオフィス移転の費用がかさんでしまいます。

3. 前のオフィスと移転先オフィスとで契約期間が重複してしまった

オフィス移転の際は、これまで入居していたオフィスと新たに入居するオフィスのそれぞれに賃料を支払う重複期間が発生してしまう可能性もあります。賃料の重複期間は旧オフィスの原状回復工事、新オフィスの内装工事を考慮すると、1カ月ほどかかってしまうかもしれません。

4. 電話やインターネット回線の準備が遅れてしまった

オフィス移転をする際は、新しい入居先に電話やインターネットの回線をひく必要があります。電話やインターネットの回線は1日で完了するわけではありません。

一般的に申し込みから施工完了まで1〜2週間ほど必要です。そのため、回線工事の申し込みが遅れてしまうと、移転後もしばらく電話やインターネットが使用できない状態が続いてしまいます。

5. 周辺環境をチェックしていなかった

入居する新しいオフィスの周辺環境をチェックしていなかったことも、オフィス移転の失敗として挙げられます。オフィスの周辺の状況によっては次のようなデメリットにつながりかねません。

• 近隣に飲食店があってニオイが気になる
• 飲食店が少なくランチに行く店が見つからない
• 周辺の交通量が少なくタクシーをつかまえられない
• 駐車場・駐輪場が少なく公共交通機関以外で通勤しづらい

6. オフィスを移転する目的が共有できていなかった

オフィス移転は何かしらの目的があって行うのが一般的です。オフィス移転の目的が共有できていないと、従業員から不満が生まれる恐れがあります。

例えば、オンライン会議に対応できるように個室を多く設ける一方、広い会議室を削るとします。このようなレイアウトに対して従業員から「大人数のミーティングに対応できる広い会議室が欲しい」といった声が上がるかもしれません。

オフィス移転で失敗しないための7つの対策

オフィス移転の際は、働きやすい動線を確保できていない、前のオフィス、移転先オフィスで契約期間が重複するなどの失敗例があります。このような失敗を避けるためには次のような対策を心掛けましょう。

• オフィス移転の目的を明確にしてレイアウトを決める
• 複数の施工業者に見積りを依頼する
• フリーレントを検討してみる
• 電話やインターネット回線工事を早めに依頼する
• オフィスの周辺環境を事前に確認する
• 従業員の意見をヒアリングする
• オフィス移転の目的を従業員に共有する

1. オフィス移転の目的を明確にしてレイアウトを決める

オフィス移転の際はなぜ移転するのか目的を明確にしましょう。例えば、複数の部門が異なる階層に存在しているのであれば、ワンフロアに集約することで従業員のコミュニケーションを促進できます。

自社のオフィスの課題は何か、オフィス移転によってどのような問題を解決したいかを明確にしましょう。オフィス移転の目的が明確になることで、レイアウトのベースも見えてきます。

2. 複数の施工業者に見積りを依頼する

オフィス移転にあたって内装の工事を依頼する場合、複数の施工業者に見積りを依頼しましょう。一つの業者だけに見積りを依頼すると、相場と比較できず、より高い金額で施工を依頼してしまうかもしれません。

複数の施工業者に見積りを依頼して、それぞれを比較検討してみましょう。

3. フリーレントを検討してみる

それまで入居していたオフィスと移転先のオフィスの賃料が重複で発生してしまうこともあります。このような重複賃料を抑えるのであれば、フリーレントを設定しているオフィスを移転先に選びましょう。

フリーレントを設定しているオフィスであれば、入居から数カ月は賃料が発生することはありません。そのため、入居していたオフィスと移転先のオフィスとの賃料の重複を防止できます。

4. 電話やインターネット回線工事を早めに依頼する

新しいオフィスに入居してスムーズに電話、インターネット回線を利用するのであれば、早めに回線工事の依頼をしましょう。もし、電話やインターネットが新しいオフィス入居時に使用できなかったのであれば、ポケットWi-Fiを契約するなどがおすすめです。

5. オフィスの周辺環境を事前に確認する

移転先のオフィスを決めるのであれば、周辺環境を事前に確認しましょう。駅からの距離だけでなく、周囲に駐車場があるかなどの周辺環境を確認します。

また、昼間と夜間では周辺環境が異なる可能性があります。例えば、繁華街の近くだと夜間は騒音が目立つかもしれません。昼間だけでなく夜間の周辺環境を確認してみましょう。

6. 従業員の意見をヒアリングする

オフィスを移転する際は従業員の意見をしっかりとヒアリングしましょう。一般的にオフィス移転を決定するのは経営者層です。

しかし、経営者では、オフィスのいたるところを使用する従業員の気持ちを汲み取れないかもしれません。従業員にどのようなオフィスを希望するのかヒアリングするのがおすすめです。

なお、ヒアリングをする際は一つの部署に偏らずに、まんべんなく全ての部署からヒアリングします。従業員にオフィスについてヒアリングする際は、1on1ミーティングやアンケートを実施しましょう。

7. オフィス移転の目的を従業員に共有する

オフィスを移転させる目的を従業員に共有することも大切です。なぜオフィスを移転するのか、オフィスを移転させることでどのようなことが可能になるかなどを、社内朝礼や社内報、ミーティングなどで従業員に伝えましょう。

オフィスを移転する目的を把握している方が、従業員は移転後の行動や流れなどをイメージしやすいでしょう。

オフィス移転に失敗しないために把握しておきたい注意点

オフィス移転に失敗しないためには次のような点に注意が必要です。

• 入居していたオフィスの退去要件
• 内装業者との打ち合わせ
• 移転手続きの漏れの確認

入居していたオフィスの退去要件

オフィス移転を進める際は新しいオフィスのレイアウトや打ち合わせだけでなく、入居していたオフィスの退去作業も進めていきます。例えば、オフィスの退去にあたっては事前に解約予告が必要です。一般的に解約予告は半年前に告げるものとされています。

退去予定の1カ月前に予告をしても、退去は半年後となるため、その間は二重で家賃が必要です。退去のどれくらい前までに通達すればいいのかは、契約書を確認してみましょう。

賃貸オフィスの場合、契約満期までにオフィス内の原状回復が必要です。そのため、契約期間内に原状回復が間に合うかどうかも、業者に確認しておきましょう。

内装業者との打ち合わせ

移転先のオフィスが決まったら、内装業者と綿密な打ち合わせを重ねていきます。内装工事は入居の3カ月前から進めるのがスムーズでしょう。入居前に内装工事が完了するようなスケジュールで進められるような打ち合わせが必要です。

内装業者を選ぶ際は、企業の移転目的にあったレイアウトを提案してくれるかどうかをチェックするのがポイントです。施工費用に加えて自社の目的を達成してくれる業者を選びましょう。

移転手続きの漏れの確認

オフィスの移転にはさまざまな手続きが必要です。具体的には以下などの手続きをする必要があります。

• 消防署：防火管理についての消防計画
• 労働基準監督署／公共職業安定所：登記簿謄本もしくは賃貸借契約書の写し
• 法務局：登記申請書類

オフィスの移転にあたっては、他にもさまざまな手続きが必要です。公的機関に提出する書類には期限が備わっているものもあります。そのため、スケジュールに沿った手続きが求められます。

また、オフィスの移転で必要な手続きは公的機関への各種書類提出だけではありません。取引先や金融機関などにもオフィス移転の旨を伝えましょう。

【まとめ】

失敗例を学んでオフィス移転を成功につなげよう

オフィス移転の際は働きやすい動線を確保できていなかった、相場よりも高い内装の施工を依頼してしまったなどの失敗が起こりやすいです。このような失敗を防ぐために、オフィス移転の目的を明確にしてレイアウトを決める、複数の施工業者に見積りを依頼するなどの対策を講じましょう。

また、入居していたオフィスの退去要件や移転手続きの漏れの確認も大切です。

失敗例を学んで、オフィス移転を成功させましょう。