オフィス移転に必要な手続き

オフィス移転を行う場合、移転前や移転後に行う手続きは多岐にわたります。
この記事ではオフィス移転の際に必要な手続きについて解説したいと思います。

移転前に必要な手続き
移転後に必要な手続き
- 銀行口座の登録変更作業
- 保険手続き
まとめ

移転前に必要な手続き

オフィスの解約手続き

移転を行う際、旧オフィスで必要となるのが解約手続きです。
賃貸借契約書に記載されている期限内にオーナーに解約通知を出しましょう。
解約通知は一般的に退去する6カ月前までに出さなければならないなど、期間が決められているため、事前に賃貸契約書を確認しておきましょう。

原状回復工事の依頼

原状回復工事が必要な場合もこのタイミングで範囲や工事にかかる期間などを確認しておきましょう。
回復工事は、契約終了日（退去日）までに行う必要があるため、事前にスケジュールを組み、早めに業者に依頼しておきましょう。

ライフラインの解約手続き

電気・ガス・電話・インターネット回線など、ライフラインの解約手続きと新オフィスでの契約手続きを行いましょう。
手続きは、立ち合いが必要な場合や工事に時間がかかる場合もあるため、注意が必要です。
特にインターネット回線の工事は実際に工事が行われるのが3～4週間後になることが多いため、早めに申し込んでおきましょう。

◆ライフライン工事の立ち合い一覧
【退去時】
電気：不要
ガス：必要な場合もあり
水道：必要な場合もあり

【入居時】
電気：不要
ガス：不要
水道：不要

移転マニュアルの作成・社内通知

社内向けに、各自の荷物梱包や搬入に関するマニュアル、引っ越し当日のタイムスケジュールを作成しておきましょう。
できれば説明会などの場を設け、当日の動きをしっかり共有しておくと社内の移転準備をスムーズに進められます。

社外関係者へ移転の連絡

銀行や取引先の方への連絡も移転前に行っておきましょう。
案内状の作成や郵送には時間がかかるため、できれば2～3ヶ月前から準備を行い、移転の1カ月前にはメールや電話で通知できるようにしておくとよいでしょう。

移転後に必要な手続き

銀行口座の登録変更作業

銀行口座やクレジットカードの登録内容を変更も必要です。
登録手続きには、通帳や届出印に加え、移転後の登記事項証明書や社印なども必要です。
最近ではオンラインで手続きが可能な銀行が増えてきているため、移転後なるべく早くに変更しましょう。
◆クレジットカードの登録変更を行う場合
クレジットカードの登録情報の変更を行う場合はクレジットカード会社に連絡し、住所変更の手続きを取らなければなりません。
変更完了まで時間がかかることが多いため、早めに連絡しておきましょう。