会議を効率的に進める方法と座る位置の効果

どんな会社でもよく行われる会議ですが、「退屈だな～」、「全然話が進まないな～」など思われた経験はありませんか？
ただ人が集まって話合うだけだけでは会議を開いた意味がありません。
事前に何について話し合うのか、重点的に話したい内容は何なのかなど、会議を開く目的を決めていなければ「何時間も話し合ったけど何も決まらなかった」や、「余計な話が長引いたせいで会議が延長し他の業務に支障が出た」などいろんな所に影響が出てしまいます。

退屈な会議と有意義な会議は何が違う？

話す議題を事前に周知しているか

次回のミーティングで話す内容を全員に周知していないと事前に話したい内容をまとめてくることができず、会議中に1から話し合うことになってしまいミーティングの時間が長くなってしまいます。
また、参加している社員も何について話し合うのかわからないため、不安や疑問を抱えたまま会議に臨むことになってしまいます。

全員が会議の内容を理解できているか

会議の参加者全員が内容を理解できていないと、会話に参加することができず退屈な時間になってしまいます。
また、このような状態が続くと社員のモチベーションが下がり、会議に参加すること自体が億劫になってしまいます。

特定の人のみではなく全員が発言できている

誰かひとりだけが話し続け、他のメンバーがほぼ黙り込んでいるチームはうまくいかず、逆に、途中で遮られることはあっても、メンバーがほぼ均等に発言するチームはうまくいくとGoogleが行った研究で明らかにされています。
「仕事用の別の人格」を作り出し、自分の思っていることや考えていることをちゃんと言い出せる環境でないと社員の幸福度も下がってしまいます。

座る場所別の与える効果（スティンザー効果を会議で活用する）

●スティンザー効果とは？
「座る位置関係で相手への印象が変わる」という心理のことを言います。

同調してほしい（味方になってほしい）場合

隣に座る。
物理的距離が近くなるため、味方になってくれやすいポジションです。
※ただし、ある程度の関係性がなければ逆効果。

親しくなりたい場合

L字型に座る。
特に、「９０度のＬ字形の位置に座った人には本音を話しやすい」と言われており
これから関係性を深めていきたい相手と話し合う場合にはオススメのポジションです。

正面に座ると反論されやすい

お互いに敵対心が生まれやすく警戒されやすい。

このように座る位置によって相手に与える印象が違うため、もし座席を自分で選べるのであれば目的別に座る位置を変えてみてはいかがでしょうか。

「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円とも…

ある調査では会議や打ち合わせに費やす時間が、メンバー層で週に3時間以上・係長級で6時間・部長級になると8.6時間にもなるということが明らかになっています。
これを1500人規模の企業で年間の時間に拡大推計すると、社内会議時間は年間9万2000時間（約46人分の年間労働時間に相当）、企業の損失額は年間約2億円にもなります。

引用元：「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円

会議について一度見直してみましょう

プロジェクトを円滑に進めるにミーティングは必須ですが、何も決まらないダラダラと話し合うだけの会議は社員の時間を圧迫してしまい、本来一番時間を割きたいタスクに時間が費やせなくなってしまいます。
社員のモチベーションや目標達成のためにも一度、会議の在り方や頻度など見直されてみればいかがでしょうか。