専門業者に頼んで理想のオフィスを叶えよう

「オフィスの新設や移転・リニューアルなどを考える際に、何から手を付ければ良いのかわからず中々進まない…。」など悩んでいる企業は多いでしょう。

とは言うものの、「業者に頼むと多額の費用がかかってしまうのでは」と業者に頼まずに自社でレイアウトを変更しようとする企業もあります。しかし、業者に頼むことで得られるメリットは多数あるので、検討してみてはいかがでしょうか。
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オフィスレイアウトを専門業者にアウトソーシングしよう

オフィスレイアウトの設計は、動線や作業効率を考えながらデスクやチェアを配置しなくてはいけません。

また、「使いづらいデスクやチェアを使用すること」や「動線の悪いオフィス」では、仕事の能率を低下させ、ストレスや体調不良の原因にもつながります。

さらに、床・壁・天井・配線などの工事についても多くの懸案事項があり、自社でレイアウトを検討するのであれば、通常業務と並行してそれらの準備を行うことは従業員にとって大きな負担となりかねません。

そのようなオフィスのレイアウトデザインをすべて一括してアウトソーシングするという方法があります。

企業の要望をヒアリングし、レイアウトデザイン設計からオフィス家具の手配・内装工事・設備工事・引越し・原状回復までを請け負ってくれる専門業者に任せる。
そうすることで、それぞれの作業を別の業者に依頼したり、社内で行ったりする必要がなくなり、オフィスの新設や移転・リニューアルに伴う負担を大幅に軽減することができます。

完成イメージを分かりやすくパース等の立体画像で提案してくれる場合もあり、それをもとに要望を出せば修正をしてもらえます。
さらに、オフィス家具選びの際には、国内や海外メーカー問わずデザインに優れているオフィス家具などまとめて提案してくれます。

専門業者は、レイアウトデザインについて多数のノウハウを持っておりアドバイスを受けることができるので、自分たちでは気が付かなかった問題点の発見やプロならではの効率の良いオフィスレイアウトを提案してくれるでしょう。

従業員がオフィスレイアウトの変更を行う場合のデメリット

もし、オフィスレイアウトの変更を従業員が行った場合のデメリットを考えてみます。

知識のない従業員がオフィスレイアウトの変更を行う場合は、専門業者が行うよりも時間がかかります。

さらに、勤務時間中にレイアウトを考えるので日常業務に負担がかかり、クライアントの要望に応えることが出来なくなったり、作成した資料を確認するための時間が割けずミスが増えたりと、仕事に支障は出てくるかもしれません。

その結果、労働時間が増えて従業員へ払う残業代が増えると同時に、会社の生産性は低下して会社自体の利益が下がってしまう可能性もあります。

それだけではありません。

部屋の床は平坦に見えても多少傾斜になっており、水平調節せずにただ書庫や収納庫を置いただけでは扉が斜めになり開かない場合があります。
さらに、従業員がレイアウト変更や重い家具の移動をするとき、怪我などのリスクや内装を傷つけてしまうリスクもあります。

このような理由から、結果的に「業者に依頼したほうが良かった。」と後悔する企業が多いのです。

「一括で業者に頼みたいけど予算が合わない。」という場合は、まず何を業者に依頼する必要があるのか考えましょう。
デザインのみを頼む場合と、デザインと内装工事を頼む場合では費用に大きく差があります。
本当に必要な作業や絶対に削れない作業を選定し、オフィスレイアウトの設計を進めていくと良いでしょう。

もしくは、デザインより実用性を重視してオフィス家具を選定したり、フリーアドレスやフリースペースを導入してデスク数を必要最低限にしたりすることでレイアウトの費用を抑えることが出来ます。

業者に頼む上での注意点

オフィスレイアウトは、従業員のモチベーションや自分の会社の業務効率・生産性にも影響を与える可能性があります。

したがって、従業員に気持ち良く仕事をして業績を上げてもらうためには、従業員の要望を聞き出して、それを基にオフィスを作りあげていくことが重要です。
業者に全て任せきりでは、いくら知識がある業者に協力してもらっても従業員にとって快適なオフィスは作れません。

従業員全員がより良いオフィスにしようという気持ちが大切なのです。

例えば、各部署から1名ずつ選出してチームを作りそれぞれの部署の意見をまとめてもらいましょう。
その意見をもとに業者と細かい打合せを重ねることで、貴方の会社のコンセプトに合った最適なオフィスを実現することができるでしょう。

快適で働きやすいオフィスレイアウトに変更したことで、従業員の会社に対する満足度や仕事への意欲は向上するでしょう。

最近は、就職先を決めるポイントとして「オフィスの綺麗さ」や「職場の雰囲気」などを重視している人が多いため、就職希望者も増えるかもしれません。

費用のみに焦点をあてて検討を辞めるのではなく、専門業者と協力して得られるメリットにも焦点をあてて検討してみてはいかがでしょうか。