会議室の使い方【タイプに合わせたスペースを設けよう】

働き方改革の取り組みに伴い、多くの企業が働き方を見直すようになりました。

それにより、自由に使用できるフリースペースを取り入れるようになり、会議室のみで会議を行うという働き方からコミュニケーションタイプに合わせたフリースペースも利用して会議を行う働き方へと変化しています。

オープンな会議を行おう

従来の会議室は、見えない壁で覆われ閉鎖された空間で行われてきました。

それに対し、社内に閉鎖感を感じ不満を抱く従業員が多いことが問題とされていました。
時代の流れにより、働きやすさを考慮したオープンなオフィスが推奨され、かつての会議室の在り方や会議の仕方はクローズなものからオープンなものへ変わりつつあります。

最近では、ミーティングや打合せなどを行う場として、会議室以外にもフリースペースを設ける企業が増えています。

フリースペースとは、その名の通り目的にとらわれない自由な空間を意味します。

仕事をするときや、異なる部門間やお客様とのコミュニケーションをとるときなどと、使い方が自由であることはもちろん、芝生や畳を敷いたり、カフェラウンジを思わせるテーブルとイスを用意したり、とデザインも自由であることが特徴です。

さまざまな用途で使用できることや、従業員同士のコミュニケーションを活発化させる効果があることから、多くの企業から人気を集めています。

コミュニケーションのタイプに合わせたスペースを設けよう

フリースペースを設けるときは、コミュニケーションのタイプ別にいくつか検討することが重要です。

目的に合わせて会議室を使い分けることでよりスムーズに会議を進めることができます。

●タイプ別スペースの使い分け方
タイプ別に分けると、開放的な空間で誰でも自由に使用できる「オープンスペース」と、完全に個室で来客があった際にも使用できる「クローズスペース」に分けられます。

オープンスペース（フリースペース）

周りに壁やパーティションなどで囲まれていないスペースのことで、ちょっとしたミーティングなどで使用されることの多い空間です。
空きスペースや通路横など限られた空間に設置でき、手軽にミーティングを行えるといった利点があります。

クローズスペース

周りが壁やパーティションなどで囲まれているスペースで、オープンスペースに比べ音が外部に漏れにくく、来客や重要な会議などで使用されることが多い会議スペースです。
大人数での会議や機密情報を扱うミーティングなどに使用される場合が多く、周囲環境を気にせず会議を行える点やプロジェクターなどの機器を活用しながら進められるといったメリットがあります。

会議室を設置する場合のポイント

オープンスペース（フリースペース）

オープンスペースは、エントランスや通路脇などアクセスしやすい場所に設置することが大切です。
アクセスしやすい場所に設置することで、必要なときにすぐに利用できる場所を設けることができ、意見交換が活性化しやすくなります。
周りに壁を設けないため、カジュアルで発言しやすい空間になりやすいですが、プライバシーを確保したい場合は、半個室型のミーティングスペース等の設置もおすすめです。

クローズスペース

周囲の雑音や音漏れに配慮できる空間にすることが大切です。
できるだけ執務スペースから離れている場所や、外部からの騒音が少ない場所に設置しましょう。
周りが壁で囲まれているため、閉鎖的な空間になりやすいですが、周りを透明もしくは曇りがかったガラスで囲い、防音対策も施された個室のクローズなフリースペースであれば、社内の重要な会議での使用以外にも、来客があった際の使用もできます。
来客者は、部屋の中から外の周りが見えるので、従来の堅苦しい応接室よりも、リラックスして話し合うことができるでしょう。
また、オープンスペースよりも会議時間が長くなりやすいため、快適に過ごせる机や椅子、空調設備などを導入することもおすすめです。

会議室レイアウト事例

◆ガラスパーテーションを使用し、明るく圧迫感のない会議室に

◆部屋外に声が漏れないように、声を聞こえにくくするサウンドマスキングを設置

独立行政法人中小企業基盤整備機構 近畿本部様事例はこちら

◆ゆったりと座れるソファを設置したオープンミーティングスペース

◆半個室型のミーティングスペース

白石工業株式会社　白石カルシウム株式会社　東京本社様事例はこちら

会議室に名前をつけてみよう

貴方の会社の会議室名は何と付けられていますか？
「会議室Ａ」「会議室１」のように、よく使用されているのはアルファベットや数字、いわば記号を使用した会議室名が多いと思います。

我々は、「ただの記号を記憶する」ことが苦手です。思い出してみて下さい。
幼稚園もしくは保育園のクラス分けは記号ではなく「ひまわり組」「もみじ組」「あさがお組」のように花や色などのように、名前で組分けされていませんでしたか。

人が何かを覚えたいときときは、意味を持たせると忘れにくいようです。

北米や欧米では、会議室でもわかりやすい会議室名をつけることが主流になっており、日本でも増えてきています。
数字や記号ではなく記憶に残りやすい名前をつけることで、部屋の識別がしやすくその会議への意識を高める効果があるといわれています。

例えば、自社製品の名前をつけてみたり、春夏秋冬と季節の名前をつけてみたり、個性的な会議室の名前をつけるのも良いかもしれません。
さらに、名前とオフィスデザインを融合することで社内の認知度は向上し、お客様との話題作りにもなり会社のアピールをすることもできるでしょう。

オフィスレイアウトを一新する際には、貴方のオフィスの会議室の名前にもユニークさを取り入れて、従業員にとって愛着のもてる会議室作りをしてみてはいかがでしょうか。