書庫の種類や特徴｜オフィス移転やリニューアル時の選び方のコツを解説

オフィスの書庫は書類や資料を整理するだけでなく、空間を有効活用したり、防犯性やデザイン性を向上させたりする役割もあります。 しかし、書庫にはさまざまな種類があり、オフィスの移転やリニューアル時にはどれを選ぶべきか迷ってしまうこともあるでしょう。 そこで本記事では書庫の種類や特徴を解説し、オフィスの移転やリニューアル時に書庫を選ぶコツをお伝えします。

オフィスの書庫にはどんな種類がある？

オフィスの書庫にはさまざまな種類があります。 以下に主な書庫を7種類紹介するので、まずは名称とその特徴を抑えておきましょう。

オープン型

扉のないタイプの書庫です。 書類や資料をすぐに取り出せるので、頻繁に使用するものを収納する場合に適しており、狭いスペースでも問題なく設置できます。 価格も低価格なので、できるだけコストを抑えたい場合にも有効です。 一方、扉がないため雑然として見える可能性があるほか、地震が起こった際に書類や資料が飛び出してしまうリスクもあります。

両開き扉型

オープン型と違い収納した書類が外から見えないので、セキュリティ面で優れています。 扉を両開きできるため、書類が取り出しやすい点もメリットといえます。 ただし、扉が左右に開くため、広めのスペースが必要です。 設置場所に収まるかどうか、事前に確認するようにしましょう。

引違い扉型

扉が複数枚あり、横にスライドさせて開閉するタイプの書庫です。 扉を開くために左右にスペースを必要としないため、両開き扉型と違い、狭いスペースでも設置しやすい特徴があります。 扉が複数枚あるため、書類を出し入れするときに、扉をすべて開閉する必要があります。 そのため、収納している書類が多い場合は、出し入れが不便になることもあるでしょう。

ラテラル型

手前に引き出しがスライドするタイプの書庫です 引き出し式なので書類や文書の出し入れがしやすく、収納力が高いメリットがあります。 防塵・防湿性にも優れており、長期間書類を収納するのにも適しているでしょう。 ただし、手前に引き出しを開閉するためのスペースを確保する必要があります。 また、引き出しの手前側と奥側で、書類の取り出しやすさに差が出てしまう点にも注意しなければなりません。

クリアトレー型

プラスチック製の透明な引き出し（クリアトレー）のついた書庫です。 透明なので外から収納量が確認できるほか、深さは幅にはさまざまなサイズがあるので、自由に組み合わせできる点がメリットです。 また、文房具などの小物を収納する場合にも使えます。 一方、あまり厚みのある書類はトレーに入りきらないので、多くの書類や資料を収納したい場合には適していません。

並行移動書庫

書棚が左右に並行して移動する書庫です。 書類や文書の出し入れが効率的に行え、大量の書類を収納する際に適しています。 スペースを有効活用できるうえ、セキュリティ性が高いというメリットもあります。 並行移動書庫は価格が高額であり、定期的なメンテナンスも必要です。

耐火書庫

火災の際に庫内の温度上昇を抑え、収納物を守るための書庫です。 火災に遭った場合に、収納された紙書類を炎から守ります。 収納力よりも耐火性能を重視した構造になっているので、一般的なものではなく、重要書類のみ収納する書庫としておすすめです。

書庫のサイズ

オフィスの書庫を探すときは、サイズ選びが重要です。 以下にサイズ選びのポイントを解説します。

書庫の高さ

オフィスの天井高は約250～300cm程度なので、一般的に販売されている書庫の高さは250cm未満のものが大半です。 ただし、天井高が低めのオフィスの場合は、高さが収まるかどうか慎重に確認する必要があります。 サイズの種類としては、小型が70cm前後、中型が120cm前後、大型が200cm前後です。 書庫の高さを考えるときは、従業員の手の届く高さにするのが基本です。 踏み台を設置すれば上段にあるものも出し入れできますが、その場合は頻繁に利用しない書類の収納場所としましょう。

書庫の奥行き

書庫の奥行きは収納するもののサイズ（A4、B4、A3など）によって決めると良いでしょう。 奥行きは40～50cmの範囲内でいくつか種類があり、高さほど種類は多くありません。 なお、一般的なオフィスでは、A4サイズの書類や資料が主流ですが、この場合、書庫の奥行きは40cm前後が目安でとなっています。 45cmを超える書庫は、やや深みの大きいサイズと考えておきましょう。

書庫の幅

書庫の幅は80cmか90cmが一般的ですが、大きめのものでは、100cm以上もあります。 収納する書類の量や種類のほか、設置する場所を考えて選ぶことが大切です。 たとえばデスクの近くや通路など、従業員の行き来が多い場所に書庫を設置する場合、幅が短めの書庫を選べば、通行の妨げになりにくくなります。 また、壁面や間仕切りに沿って設置する場合は、幅が広い書庫を選ぶと、スペースを有効活用できるでしょう。

オフィスの書庫の鍵の種類

オフィスの書庫に重要な書類を収納する場合、防犯性の高いものを選定しなければなりません。 また、デザイン性の高いオフィスでは、雰囲気を壊さないようなタイプを選ぶ必要があるでしょう。 以下に書庫の防犯性やデザイン性を考える際のポイントを解説します。

鍵の種類

扉付きの書庫には基本的に鍵が付いていますが、鍵にも複数の種類があります。 主な鍵の種類は以下の通りです。 ・シリンダー錠 ・内筒交換錠 ・ダイヤル錠、 ・プッシュボタン錠 ・オートダイヤルロック ・ICカード もっともよく利用されているのはシリンダー錠です。 他の鍵と比較すると安価ですが、紛失や複製などのリスクもあるので、鍵の管理には細心の注意を払う必要があります。 一方、内筒交換錠は鍵を紛失した場合、異なるシリンダー（内筒）に取り換えるタイプなので、複製を始めとした不正利用を防止できます。 ただし、交換時には高い費用がかかる点がデメリットです。 ダイヤル錠は4桁の暗証番号を合わせて解錠するタイプの鍵です。 番号は任意で設定できるものが多く、鍵を持ち歩く必要がない点がメリットといえます。 オートダイヤルロック錠とはダイヤル錠の一種ですが、扉を閉めると暗証番号がゼロにリセットされるため、暗証番号の盗み見や施錠忘れを防止できます。 プッシュボタン錠は設定された開錠番号を押して開錠する鍵であり、オートダイヤルロック錠と同様、鍵を持ち歩く必要がなく、扉を閉めると自動的に施錠されるため、高い防犯性を実現できます。 最後にICカードは、ICチップが組み込まれたカードをかざして解錠するタイプの鍵です。 書庫でこのタイプを使用するケースは多くありませんが、社員証や交通系ICカードなどに組み込めるタイプもあり利用履歴も残るため、利便性は高いといえます。

書庫を選ぶ際には、まずオフィススペースのサイズを確認しましょう。どのくらいの大きさの書庫が必要かを測り、実際に設置する場所を想定して計画を立てることが大切です。書庫が過剰に大きすぎるとスペースを圧迫し、逆に小さすぎると収納スペースが不足する可能性があります。

書庫は収納庫の一つではありますが、サイズが大きく存在感もあるので、オフィスの雰囲気に合うものを選ぶことが大切です。 主に木製とスチール製のものがありますが、どちらを選ぶかによって雰囲気が大きく変わります。 木製の書庫は温かみを与え、金属製の書庫はモダンな印象を演出できます。素材や色合いを統一することで、全体の調和が取れ、統一感のあるオフィス空間が生まれます。

書庫の機能性は、収納力だけでなく、使い勝手も考慮に入れる必要があります。必要に応じて棚の高さを調節できるタイプや、扉付きのモデルを選ぶと良いでしょう。また、キャスター付きで移動がしやすいものは、レイアウト変更にも柔軟に対応できます。

地震対策グッズ

大型の書庫は高さが200cmを超えるものもあり、さらに重量のある書類を入れることもあるでしょう。 そのため、地震が起こった際、書類の落下や書庫の転倒を防止するための対策を取っておくことも重要です。 よく目にするのは天井と書庫の上に突っ張り棒を設置する方法ですが、他にもさまざまな地震対策グッズがあります。 たとえば落下防止ユニットは地震発生時に棚板前方のバーが持ち上がり、収納してある書類 書庫の落下を防ぐ設備です。 また、書庫同士をつないで転倒を防ぐトッププレース、壁や床にボルトなどにより書庫を固定する固定金具なども有効な地震対策グッズです。 収納する書類の重量や書庫の高さ、周囲の環境などを考えて、適切なものを設置すると良いでしょう。

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オフィスの書庫にもさまざまな種類があります。 オフィス移転やリニューアルの際には、決めることがたくさんあるので、書庫選びで迷わないように大体の目安をつけておくと良いでしょう。 まずは室内の面積や書類の量から書庫のサイズを決め、適したものを選ぶことが重要です。 さらに防犯性、デザイン性を踏まえて種類を選定することをおすすめします。

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