オフィスの移転は、企業にとって重要な戦略的決定の一つです。しかし、移転には多大な費用がかかることも事実です。そのため、多くの自治体が提供する助成金を活用することが賢明です。この記事では、オフィス移転助成金の基本情報、申請方法、活用ポイントについて詳しく解説します。

オフィス移転で活用できる補助金と助成金の違いとは？

補助金

補助金は、申請期間が定められており、審査を通過する必要があります。 一般的に、経費の適用範囲が広く、種類も豊富で金額が高額といった特徴があります。

助成金

助成金は、申請期間は定められておらず、条件を満たすことで受けられます。 助成金は条件を満たしていればほぼ受け取ることが可能ですが、支援額が低めな場合がほとんどです。

オフィス移転助成金とは

オフィス移転助成金は、企業が業務効率の向上や市街地の活性化などを目的として移転を行う際に、費用の一部を補助する制度です。この助成金は、新しいオフィスの設置、改修、設備導入などにかかるコストを軽減するために、多くの自治体によって提供されています。

対象となる企業

助成金の対象は、移転先の自治体が定める要件を満たす企業です。主に中小企業が対象とされることが多く、業種や企業規模によって異なります。事前に自治体の窓口で確認することが大切です。

助成の範囲と金額

助成金額やカバー範囲は自治体によって異なりますが、一般的には引っ越し費用、内装工事費、新規設備の購入費などが対象となります。 金額や割合もそれぞれの助成プログラムによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

オフィス移転で活用できる助成金申請の流れ

助成金を受け取るためには、一定の申請プロセスを経る必要があります。以下のステップで準備を進めましょう。

情報収集

移転先の自治体が提供する助成金制度の情報を収集します。 インターネットや直接自治体に問い合わせをして、最新のプログラムを確認しましょう。

条件の確認

申請資格を満たしているかを事前に確認します。条件として、企業の業種や従業員数、移転後の事業計画など細かく設定されている場合があります。

必要書類の準備

助成金の申請には、申請書類や事業計画書、予算書などの提出が求められます。提出期限や必要書類をしっかり確認し、計画的に準備を進めます。

申請と審査

必要な書類を整えたら申請を行います。審査には時間がかかることもあるため、余裕を持ったスケジュールで臨みましょう。

結果の受領と利用

審査結果が出たら、受領した資金を効果的に利用し、移転計画を実施します。補助金の使途については後日、報告が求められる場合もありますので、記録をしっかりと残しましょう。

助成金活用のポイント

助成金を活用する際は、以下のポイントを抑えるとより効果的です。

移転目的の明確化

助成金の申請では、なぜそのエリアに移転する必要があるのか、具体的な理由を明確にすることが重要です。地域活性化や雇用創出に寄与するプランを策定しましょう。

詳細な予算計画の作成

移転にかかる費用を綿密に見積もり、予算計画を作成します。助成金が実際の費用をどれだけカバーできるかを明確にしておくと、資金計画が立てやすくなります。

専門家の活用

申請や移転のプロセスが複雑な場合、税務や法務の専門家に相談することで、手続きがスムーズに進められることがあります。 専門家の知見を活用して抜け漏れを防ぎましょう。

オフィス移転で助成金を申請する場合の注意点

課税

補助金や助成金は収入とみなされるため、課税対象になります。 税金の負担が増える可能性があるため、申請を行う場合は金額や支給年度を確認しておきましょう。

後払い

補助金は基本的に後払いのケースがほとんどです。 対象となる事業や取り組みが行われた後に支払われます。 そのため、移転費用を一度全額、自社で負担する必要があります。

返還が必要な場合も

補助金制度ごとに規定があるため、数値目標が達成できなかった場合や返還対象条件を満たした場合には返還を求められる場合があります。 また、不正受給や別の用途に使用した場合などにも返還が求められるため、注意が必要です。

オフィス移転で活用できる補助金4選

ものづくり補助金

中小企業を対象にした補助金です。 経営革新のための設備投資等に使える補助金で、金額や申請対象者は応募する枠によって異なりますが、100万円～4,000万円程度の交付を受けることができます。

事業承継補助金

事業再編や事業統合等を行う際に、経営資源の引継ぎを行う中小企業を支援する制度です。 事前に申請が必要となりますが、申請期間は毎年中小企業庁のホームページで発表されるため、申請を予定している場合は事前にホームページを確認しておきましょう。

IT導入補助金

こちらも中小企業が対象の補助金です。 ITツールを導入する際の経費の一部を支援する補助金で、最大450万円支援してもらえます。 IT導入補助金はパソコンやWEB会議システム、クラウド利用料などITツールの導入に使用できるため、オフィス移転時にIT導入や買い替えを検討されている場合におすすめです。

LED照明導入促進補助金

LED照明の導入に利用できる補助金制度を実施している自治体もあります。 大阪では2023年度に中小企業を対象にLED照明導入促進補助金制度を実施しており、特定の条件をみなす中小事業者は応募することができます。 最大で1,500万円の交付が可能なため、移転の際に照明の買い替えを検討されている場合にはおすすめです。 大阪以外の自治体でも実施されている場合があるので、各自治体のホームページで確認しましょう。

まとめ

オフィスの移転は企業成長のチャンスとなり得ますが、コスト面での負担も伴います。自治体の助成金を利用することにより、負担を軽減し、移転プロジェクトを成功に導くことができます。この記事を参考に、オフィス移転助成金を最大限に活用し、スムーズな移転を実現してください。 オフィスデザインからレイアウト、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。 移転や各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。