フリーアドレスで「収納が足りない」を解消するには？便利グッズ・収納のコツを紹介

近年、多くの企業で導入が進むフリーアドレス。柔軟な働き方を支える反面、「収納スペースが足りない」「書類や私物の管理が難しい」といった課題も浮上しています。固定席がないフリーアドレスの環境では、限られたスペースをいかに有効活用するかが鍵となります。 本記事では、フリーアドレスの職場でありがちな「収納不足の悩み」を解決するための便利グッズの活用方法や、収納効率を高めるコツをわかりやすく紹介します。 快適かつ整理されたオフィス環境づくりにお役立てください。

フリーアドレスで発生する収納の課題

フリーアドレスには、オフィスの人数変更に柔軟に対応できたり、省スペース化の実現、社内コミュニケーションの活性化、デスクをきれいに保ちやすいなど数々のメリットがあります。一方で、収納の課題も発生しやすい面もあります。

個人ロッカーだけでは収納が足りない場合がある

多くのフリーアドレスオフィスでは、個人ロッカーに私物を収納する方法が導入されています。しかし、個人ロッカーのスペースは限られており、すべての荷物を入れるには狭すぎる場合もあります。 この課題を解決するには、共有ロッカーも同時に導入することが重要です。個人で持つべきものとチームで管理するものを分ければ、一人ひとりの個人ロッカーで保管する荷物も少なくできます。 また、コートやジャケットをかけておけるクロークなどをオフィス内に別途設けると、かさばる上着を社内で持ち運ぶ必要がなくなり利便性がアップします。

仕事道具の持ち運びが面倒

フリーアドレスでは、毎日パソコンや仕事に必要な道具を座席まで移動させる手間が発生します。これを面倒に感じてデスクへ置きっぱなしにする社員が出てくると、フリーアドレスのメリットである稼働性の高さが損なわれる可能性があります。 このあとのセクションでは仕事道具を手軽に持ち運べる便利グッズを紹介しますので、それらの導入によって少しでも手間を減らしましょう。

フリーアドレス環境では、一人ひとりが自分のデスクを持たないため、個人の荷物が散乱しやすい状況になります。特に、重要な書類や文房具が行方不明になるケースが多発します。こういった課題には、収納ボックスや個別の引き出しなどを活用して、個人の持ち物を管理することが効果的です。また、書類などはデジタル化し、クラウド上で共有することで、物理的なストレージスペースを節約できます。さらに、週に一度のリセットデーを設けることで、整理状態を常にリフレッシュする習慣を持つことが重要です。

仕事道具の持ち運びに便利なグッズ

日常業務に必要なパソコンやその周辺機器・筆記用具などは、簡単に持ち運べて必要なときすぐに取り出せる場所に置いておきたいものです。以下では仕事道具を持ち運ぶときに活用できるグッズを紹介します。

モバイルバッグ

モバイルバッグとは、仕切りつきの入れ物にパソコンや私物・ペンなどの小物までまとめて入れられるものです。箱型で自立する形が主流ですが、ショルダータイプ・手提げタイプなどがあり、用途にあわせて選択できます。ただし、導入前には個人ロッカーに収まるサイズかどうかを事前に確認することが大事です。

ファイルボックス

ファイルボックスはモバイルバッグよりも書類整理に特化しています。取っ手つきのファイルボックスなら持ち運びに便利で、ロッカーから出す・しまう動作が楽にできます。書類を立てて置いておけるので、机の上が散らからないメリットもあります。

ガジェット収納ポーチ

ガジェット収納ポーチは、パソコンの電源ケーブルやイヤホン、メモ用紙、ペンなどをすっきりと持ち運べるグッズです。モバイルバッグと併用すれば、細かなものも行方不明になることなくサッと取り出せます。 最近では立てて置けるスタンドタイプのペンケースやガジェットポーチも豊富に販売されていますので、業務内容にあわせて活用してみてはいかがでしょうか。

フリーアドレスですっきり収納するコツ

フリーアドレスで社内の収納を最適化するためには、以下のようなポイントがあります。

業務のペーパレス化を推進する

紙ベースの業務では、印刷した書類をデスクまで移動させる中で持ち物がかさばってしまったり、最悪の場合は持ち運びの最中に紛失してしまうリスクもあります。普段から印刷しなくてもよい書類はデータでやりとりし、徐々に業務のペーパレス化の割合を増やしていくことが大事です。

文房具類を社内で共有する

はさみ、ペン、セロハンテープ、ふせん、ホッチキスなどの業務で必要な文房具は、共有スペースに置いて社内でシェアする方法があります。誰もが共有で文房具を使えるようにすれば、個人の私物が減りフリーアドレスの移動も楽になるでしょう。また文房具の残量が一目で確認できることから、管理部門の発注の手間削減はもちろん、複数の部署で同じものを買ってしまうといった不要なコストも削減できます。

収納エリアを明確に分ける

すっきりとした収納を叶えるには、文房具・書類・電源ケーブルなどの物ごとに収納エリアを分けることも重要です。書類はファイルボックスやロッカー自体にラベルを貼り、色でわかりやすく管理すると、どこに片付けるべきかがすぐわかって探す手間も減らせます。「共有の文房具はここ」「管理部門の書類はここ」という形で、あらかじめ収納エリアを設定すると業務効率が上がります。

フリーアドレスの収納を考える際のポイント

フリーアドレスの収納をきれいな状態に保ち、快適に使い続けるために、以下のポイントを事前に確認して運用方法を設定しましょう。

セキュリティ面の対策は万全に

フリーアドレスオフィスは、人の出入りが自由になる反面、悪意を持って書類や情報を盗み見る人の存在も見分けづらくなるという課題があります。特に、重要書類の入ったロッカーやパソコンを収納する個人ロッカーは鍵がかかるようにし、情報漏えいを予防しましょう。また、社員だけが持つカードキーなどを使ってオフィスの入退室管理を厳重にする対策も非常に有効です。

フリーアドレス導入の目的を整理し、定期的に見直す

フリーアドレスを円滑に運用し、すっきりと収納が整ったオフィスを保つためには、「自社でなぜフリーアドレスが必要なのか」を事前に社内へ周知することも必要です。目的がわからないまま方法だけを伝えても、社員は意図がわからず、収納などのルールも浸透しない可能性があるためです。また一方的にルールを強要するのではなく、現場の声を聞いて定期的にフリーアドレスの運用方法を見直すことも大切です。

運用ルールを設定し広く周知する

フリーアドレスの収納における運用ルールには、以下のようなものがあります。 ・終業時や退席時のクリアデスクを徹底する ・床や通路に物を置かない ・業務に関係のないものは持ち込まない ・ロッカーに収納する習慣づけを行う ・デスクを使ったあとは清掃をして退席する これらを社員に対して定期的に情報発信し、ルールの遵守を促しましょう。

フリーアドレスの導入は実績が豊富なハタラクバデザインへご相談ください

フリーアドレスにおける収納の課題は、工夫次第で十分に改善が可能です。モバイルバッグなどの持ち運べる収納グッズを活用すると、個人の持ち物をスマートに管理しながらオフィスの快適さを保ち、業務効率や働きやすさが向上します。 整ったオフィスを維持するには、社内ルールの整備も重要です。今回の記事で紹介したポイントをもとに、整理整頓されたオフィスを実現しましょう。

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