ワークスタイルの変化からオフィスをコラボレーションの場と捉える企業が増加し、多くの企業がフリーアドレスを導入しています。 しかし、フリーアドレスが苦痛と感じる社員も少なくなく、課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか？ この記事では、フリーアドレスで起こりがちな課題や対策方法について紹介していきます。

フリーアドレスが苦痛に感じる理由とは？

荷物の持ち運び・管理が面倒

移動するたびに荷物を持ち運ばなければならないため、荷物管理やロッカーへの出し入れが面倒だと感じる社員もいます。 自席に荷物を置けないため、書類や筆記具、PCの周辺機器など業務に必要なものも毎回セッティングしなければならず、こういった手間からフリーアドレスのデメリットに目が行きやくなる社員も多い傾向にあります。

チームのコミュニケーションがとりづらい

フリーアドレスは部署ごとに座席が決まっておらず、チームメンバーに共有したい場合、だれがどこに座っているのかがわからず、コミュニケーションが取りづらいといった問題が出やすいです。 業務の進捗共有や相談をいたい場合でも人を探す手間が生じるため、業務効率が低下する可能性があります。

集中できない

フリーアドレスは社員同士のコミュニケーションが取りやすいよう、仕切りを設けず、オープンな環境になるようレイアウトされることが多いです。 そのため、周囲が騒がしく、集中できないという問題が発生する可能性があります。 業務に集中できない環境では、作業効率の低下やミスの発生に繋がる可能性があるため、対策が必要です。

席が固定化する

フリーアドレスは部署ごとに集まって座るのではなく、社員が自由に席を選べるため、部署や組織を超えたコミュニケーションがとれることが最大のメリットです。 しかし、自由に選べる分、人気のある席に多くの人が集まる、チームで座席が固定化されるなどの問題が発生しやすくもあります。 特に導入した直後やフリーアドレスをするための環境が整っていない場合に起こりやすく、フリーアドレスが浸透しない原因の一つになりがちです。

フリーアドレスの苦痛を解消する方法

ペーパーレス化

フリーアドレスを導入する場合、書類の管理が課題になりやすい傾向にあります。 そのため、ペーパーレス化も一緒に進める必要があります。 ペーパーレス化は、書類の保管スペースを削減できるたけでなく、コストの削減や業務の効率化といったメリットもあります。

ルールを設定する

席の固定化やオフィス環境の悪化を防ぐために、ルールを設定しておきましょう。 ルールを決めておくことで、社員が気持ちよく業務に集中できる環境の提供できるだけでなく、トラブルを防ぐこともできます。 席を2時間以上離れる場合や外出する場合は書類を片付ける、毎日同じ席を使用しないなど、フリーアドレスで起こりがちな課題が解消でき、社員が使いやすいルールを設定することが大切です。

座席が管理できるツールを導入する

フリーアドレスは、座席が把握しづらいことも課題になりやすいため、座席管理システムの導入をおすすめします。 座席管理システムとは、社員の居場所や行動を、管理画面で可視化できるシステムです。 社員の検索や利用時間の把握、勤怠管理などができ、時間の削減や座席の固定化対策などにも利用できます。

集中ブースを設ける

フリーアドレスは仕切りがなく、オープンな空間になっている場合が多いため、周囲の雑音や周りの目が気になりやすいです。 特に、電話やWEB会議、集中が必要な作業をよく行う従業員はストレスを感じやすいかもしれません。 集中ブースを設置する場合は、パーテーションで囲う、コミュニケーションスペースから離れた場所に設置するなど、従業員が集中しやすくなるよう、エリア分けすることをおすすめします。

フリーアドレスの成功事例

詳細はこちら：白石工業株式会社　白石カルシウム株式会社　東京本社様

詳細はこちら：株式会社モリタ様 営業部

まとめ

フリーアドレスを成功させる場合、ペーパーレス化や運用ルールの設定など、さまざまな準備が必要です。 こういった準備をしなかった場合、社員が苦痛やストレスを感じやすくなってしまいます。 しっかり対策を行い、社員が使いやすいオフィスを目指しましょう。 フリーアドレスの導入を検討している方は、ぜひハタラクバデザインへお問い合わせください。 オフィスデザインからレイアウト、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。 現在、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があります。 各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。