共同オフィスとは？　メリット・デメリット、活用シーンを解説！

近年、働き方改革や新形コロナ感染対策の影響などにより、共同オフィスの需要が高まっています。共同オフィスには従来のオフィスにはないメリットが多数ある一方、利用時には注意する点もあるため、長所と短所の両方をよく理解してから導入を検討しましょう。

本記事では、共同オフィスの基礎知識や類似サービスとの比較、導入のメリット・デメリット、主な活用シーンと選び方のポイントを解説します。

まずは共同オフィスの概要や昨今注目を集めている理由について解説します。

共同オフィスとは、複数の企業あるいは個人が共有するワークスペースのことです。一つの空間を分け合って利用するスタイルから、別名シェアオフィスとも呼ばれています。

共同オフィスに備え付けられている設備やサービスは施設ごとに異なりますが、デスクやチェア、コピー機や複合機、ロッカーといったオフィス什器の他、会議室やカフェスペース、無料Wi-Fi、フリードリンクサービス、電話対応、有人受付、などに対応しているところもあります。

共同オフィスに注目が集まる背景には、リモートワークの普及が挙げられます。働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策の影響により、近年はリモートワーカーが急増しましたが、中には「自宅に仕事をする場所がない」「家では集中できない」という人もいました。しかし、個人で従来のような独立したオフィスを借りるのはコスト面の負担が大きいことから多くの人にとって現実的ではありません。

その点、共同オフィスは複数の人が作業場を共有する分、独立したオフィスを借りるよりもコストを抑えられるという利点があります。このような背景から、共同オフィスはリモートワーカーから高い注目を集め、市場規模も年々拡大しています。

共同オフィスはサービス形態によって大きく2つの種類に分かれます。

また、共同オフィスと似たような趣旨を持つ類似サービスもいくつかあるため、違いをしっかり理解しておきましょう。

共同オフィスには、コーワキングスペーストシェアオフィスという2つの種類があります。以下ではそれぞれの特徴を分かりやすく表にまとめました。

以上の特徴から、コワーキングスペースはコミュニティの形成や交流を目的とした人向け、シェアオフィスは仕事に集中したい人向けのスペースと言えるでしょう。

レンタルオフィスとは、個人や企業がオフィスビルの一室を借りるサービスです。借りたスペースは完全に独立しており、他の企業・人が利用することはできません。

そのため、他者や他人と交流はできませんが、プライベートなワークスペースを確保できるため、集中して仕事をしたいときや外部に漏れては困る機密情報などを取り扱いたいときに適しています。

バーチャルオフィスとは、物理的な実体を持たない架空のオフィスです。バーチャルオフィスの所在地は、開業届に記載できる他、郵便物や宅配物の受取場所にも指定できます。郵便物や宅配物は指定した住所へ転送してもらえます。

ただし、バーチャルオフィスはあくまで情報としてのオフィスに過ぎず、実際の作業場として活用できないところが共同オフィスとの大きな違いです。

サテライトオフィスとは、企業や組織の本社・本拠地から離れた場所にあるオフィスです。本社に通勤せず、自宅から程近い場所で仕事に従事できるため、リモートワークの普及とともにシェアを伸ばしています。

サテライトオフィスには、自社だけが専有できる専用型と、複数の企業が一つの作業場を共同利用する共同型の2種類があり、後者のパターンの一つとして共同オフィスが使われるケースもあります。

ただし、共同オフィスは他に本社を持たない企業や個人事業主が利用するケースもあるため、共同オフィス＝サテライトオフィスではない点に注意しましょう。

共同オフィスの利点は、貸事務所やレンタルオフィスに比べて月額利用料や設備費用を節約できることですが、それ以外にも以下のようなメリットがあります。

● 事業規模の変化に柔軟に対応しやすい

● 個室と共用スペースが併用されており、用途に合わせた使い方ができる

● 駅前など利便性の高いところに位置する場合が多い

● コミュニケーションの活性化につながる

貸事務所やレンタルオフィスは賃貸契約を締結する関係上、数年単位での契約になるケースがほとんどです。

一方、共同オフィスはサービス利用契約で済むケースも多く、月単位での利用もできます。オフィスの移転を気軽に行えるため、事業規模の変化に対して柔軟に対応できるでしょう。

共同オフィスを利用する際には、以下の点に注意が必要です。

● 共用スペースが混雑していて使えないことがある

● プライバシーやセキュリティへの配慮が必要となる

● 周囲の音や気配が気になって業務に集中できないことがある

特に注意したいのはプライバシーやセキュリティへの配慮です。共同オフィスは自社以外の人も利用するため、パソコンの画面をのぞかれたり、会話を聞かれたりするリスクはゼロではありません。セキュリティへの意識が低いと大事な情報が外部に漏えいする可能性があるため、プライバシー保護やセキュリティ対策は必須です。

共同オフィスは以下のようなニーズのある人や企業におすすめです。

● サテライトオフィスの設置を検討している企業

● 初期コストを抑えたいスタートアップ企業

● 事業規模の変化に柔軟に対応したい企業

● 自宅で作業場を確保できない個人事業主

共同オフィスは施設によってサービス形態や料金などに違いがあるため、自社のニーズや予算などに適したところを選ぶ必要があります。

具体的には、以下7つの観点からオフィスを比較してみましょう。

●用途 

● 立地条件

● 設備

● サービス内容

● 利用料金

● スペースのレイアウトや面積

● セキュリティ対策

共同オフィスを選ぶ際は、利用する目的を明確にし、譲れない要素をリストアップして優先順位を付けていきます。次に、施設ごとに上記7つのポイントをまとめ、優先順位の高い要素を満たすオフィスはどれか、じっくり比較検討しましょう。ある程度候補を絞り込んだら、実際に現地を訪れ、オフィスの雰囲気やサイズ感などを確認しましょう。

共同オフィスは、一つのスペースを複数の企業・人と共用する分、貸事務所やレンタルオフィスより低コストで利用できるのが利点です。契約期間も短い上、設備やサービスも多種多彩であるため、柔軟な働き方を実現したい企業・人に適した施設でしょう。

ただし、セキュリティやプライバシーの面で、いくつかのデメリットもあります。これらの要素をネックと感じる場合は、自社専用のオフィスを構えた方が良いでしょう。

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