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社長室

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社長室

                                                               

社長室づくりのポイント

  • 機密の管理が十分にできるか
  • 社長室に求められる最も重要な要素は機密性です。 社長室には、あらゆる重要案件があります。 社外秘はもちろん、顧客情報や機密情報などが記載された書類やデータが持ち込まれていたり、時には電話や会議で機密情報に関するやり取りが行われることもあるでしょう。 このような情報が万が一外部に漏洩してしまえば、ビジネスチャンスを失うだけでなく、経営が困難になるような大損害を被る可能性もあります。 そのため、社長室を設ける際は、セキュリティへの配慮や機密性を高める工夫を行い、情報漏洩のリスクをできるだけ抑える必要があります。
  • セキュリティを強化し機密性を高める
  • 社長室に重要な機密性を高めるためには、社長室の出入りを限られた役員のみに限定し、基本的には一般社員や社外の人間は立ち入れないような規則を定めておくのが理想でしょう。 そのうえで社長室の出入り口にカメラを設置し、いつ誰が訪ねてきたのかをしっかり確認できるようにしておくことが大切です。 盗撮防止のため、社長室へ入るときはスマホの持ち込みを禁止するなどのルールを設けている企業もあります。 また、電話やWEB会議での機密情報のやり取りが一般社員の耳に入らないよう、遮音性の高い壁にする、社外秘などの重要種類を保管する収納棚はダイヤルロック式のものを設置するといった工夫も必要です。
  • 社員とのコミュニケーションが取りやすいか
  • 社員とのコミュニケーションの妨げになる場合があります。 社員とのあいだに隔たりができないよう、社長室にはある程度の風通しの良さも必要です。 機密性を保ちながらも、社員が室内に社長がいることを認識できるような配慮や、何かあったときに相談に行きやすいような部屋のつくりを心がけましょう。
  • 居心地の良い落ち着いた空間になっているか
  • 社長は経営戦略を立てたり、社員に指示を出したりなど、常に重要な決断やタスクをこなしていかなければなりません。 ときには部下と会議し、意見を交換しながら判断を下すこともあるかもしれませんが、社長が一人で判断しなければならないときもあるでしょう。 そのようなとき、社長が腰を据えて戦略の立案や策定ができるよう、社長室は落ち着いた空間であることが大切です。
  • 会社のコンセプトを明確に反映させる
  • 社長室は、時には取引先とのやり取りや、メディアからの取材依頼に対応したりする際に使用することもあるでしょう。 その際、社長室が「会社の顔」として、対外的なイメージを保てるような空間になっていることが大切です。 そのためには、社長室のレイアウトに会社のコンセプトを明確に反映させることがポイントです。 たとえば、革新的で若者に支持されている会社であれば、モダンなインテリアやオブジェで室内をオシャレに演出することで、ブランドイメージをアピールすることができるでしょう。 法律事務所などの場合は、清潔感や重厚な雰囲気のある社長室で信用度を高めます。
  • 顧客をもてなすための環境を整える
  • 社長室には、取引先の幹部など、重要な顧客が訪れることもあるため、応接室として十分なおもてなしができるような環境を整えておきましょう。 重要な顧客を招いたときに、社長室の雰囲気が安っぽいと、会社のイメージだけでなく信頼度も下がってしまう可能性があるからです。 社長室に置くソファーやテーブルは、重要な顧客の応接にふさわしいものを設置しましょう。 また、湯呑みやカップ、ケトルなどのお茶出し用の道具やお茶菓子などは、来客から見えない位置にしまっておくことも大切です。
  • 役員と意思疎通を図りやすい工夫をする
  • 社長室は、機密性を保ちながも閉塞感のない、風通しのよいレイアウトにしましょう。 社員、とくに役員と意思疎通を図りやすいよう、壁の一部を目隠しガラスにしたり、パーテーションを活用したりといった工夫が必要です。 外から中の様子が伺えれば、社長が今何をしているかを確認できるため、役員は相談や報告をするタイミングを図りやすくなります。
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