フレキシブルオフィスとは？6つの種類と導入メリットを解説

近年、フレキシブルオフィスを導入する企業が増えており、市場規模は年間約15%程度の勢いで伸びていくと予想されています。

この記事では、フレキシブルオフィスの定義や種類、メリット、デメリットを解説します。フレキシブルオフィスを導入する際のポイントも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

フレキシブルオフィスとは？

フレキシブルオフィスとは、利用者のニーズに応じて柔軟に利用できるオフィススペースの総称です。新型コロナウイルスの影響もあり、「コワーキングスペース」や「シェアオフィス」といった言葉を聞くことも多くなりました。

長期固定契約が前提の、従来型のオフィス形態とは異なり、短期間の利用や、必要に応じてスペースを拡大・縮小できる点が特徴で、企業の規模や業務内容の変化に合わせて利用できます。

フレキシブルオフィスと従来型オフィスの違い

フレキシブルオフィスと従来型オフィスには、いくつかの重要な違いがあります。以下の表で比較してみましょう。

フレキシブルオフィスは従来型オフィスと比べて、より柔軟で効率的な働き方を実現することができるため、事業規模の変動が激しいスタートアップや中小企業に選ばれてきました。しかし近年は、大企業でもフレキシブルオフィスを取り入れるケースが出てきています。
フレキシブルオフィスの市場規模は今後も伸びていく
フレキシブルオフィスの市場規模や実際の総面積は、年々増加傾向にあります。新型コロナウイルス本格化により、多くの企業が従業員の働き方を見直す必要に迫られました。

在宅ワーク・テレワークが珍しくなくなるのと同時に、フレキシブルオフィスの市場規模は急速に拡大してきました。そして、新型コロナウイルスの猛威が落ち着いた現在、そして今後も、その市場規模は伸びていくと言われています。

Fortune Business Insightの『フレキシブルオフィスの市場規模とシェア予測分析』によると、フレキシブルオフィスの市場規模は、2030年まで年平均約15%成長していくと見られています。

また、日本においても、フレキシブルオフィスの市場は拡大しています。ザイマックス総研の『フレキシブルオフィス市場調査2023』によると、2021年に1,040箇所だったフレキシブルオフィスの数は、2022年には1,260箇所となっていました。総面積や事業者数も増加傾向にあり、今後も成長していく分野だと見られています。

フレキシブルオフィスの6つの種類と特徴

フレキシブルオフィスには、さまざまな形態があります。ここでは、代表的な6つの種類を紹介し、それぞれの違いについて解説します。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、さまざまな企業や個人が共有するスペースで、交流が活発に行われる環境が特徴です。フリーランスやベンチャー企業、クリエイターなどが利用することが多く、基本的に個室や占有スペースはありません。

企業のオフィスが丸ごと解体され、コワーキングスペースに切り替わることはほとんどなく、一部の従業員が利用する使われ方が多いです。なお、イベントやセミナーを通じて新たな人脈が生まれる場としても魅力的です。

シェアオフィス

シェアオフィスは、複数の利用者でオフィススペースを共有する形態です。一つの企業が一つのオフィスを構えるのではなく、複数企業で一つのオフィスをシェアします。

専用の席やデスクを持つことができる場合もあり、コワーキングスペースと比較するとプライバシーが確保されやすい環境です。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、鍵のついた個室を丸ごと借りられ、パソコンやプリンターや書類などの備品を置いたままにできるのが特徴的です。

個室スペースを必要とする人や、企業向けのオフィス形態です。固定電話の設置もできますし、法人登記が可能な場合も多く、従来のオフィスに近い感覚で利用できます。

サービスオフィス

サービスオフィスは、最初から設備やサービスが整った状態の個室スペースを提供してくれます。

デスクや椅子、インターネット回線、また、場合によっては受付や秘書などの常駐スタッフまで準備されており、入居後すぐに業務を開始できます。他のサービスと比べると料金も含めてプレミアム感があります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、実際のオフィススペースを使用せず、住所や電話番号などのサービスだけを利用する形態です。

法人登記や郵便物の受け取りを目的として利用されることが多く、物理的なオフィスが不要な場合に適しています。どちらかと言うと、個人事業主・フリーランスに向いています。

セットアップオフィス

セットアップオフィスは、家具や通信インフラがあらかじめ整い、内装工事も完了した状態で提供されるスペースです。

一流オフィスデザイナーが手がける、機能性やデザインに優れたオフィスが多いことも特徴的。身の回りの必要品だけ持ち込めば、すぐに優れたオフィスとして機能するため、急なプロジェクトや、一時的な移転に対応するための選択肢として利用されます。

フレキシブルオフィスを導入する5つのメリット

フレキシブルオフィスの利用が増えているのは、現代の多様な働き方に適しているからです。導入することで得られるメリットは、以下の5つです。

• 初期費用の削減
• 業務拡大・縮小の柔軟な対応
• 従業員の働き方の多様化に対応
• 複数拠点の活用
• ネットワーク構築のチャンス

それぞれ順番に解説していきます。

初期費用の削減

フレキシブルオフィスの導入は、オフィス関連コストの大幅な削減につながります。内装工事や家具・備品の購入が不要で、また、必要最小限のスペースだけを借りることができるため、費用を安く済ませることができます。

業務拡大・縮小の柔軟な対応

従来の固定オフィスでは、社員数の変動に伴う柔軟なスペース調整が困難でした。オフィスの契約は数年以上の契約や、ワンフロアごとの貸し出しの場合もあります。

その点、フレキシブルオフィスでは必要に応じてスペースを増減できます。事業成長や新プロジェクトの始動、または業務縮小時にも、無駄なく柔軟な対応が可能です。

従業員の働き方の多様化に対応

リモートワークやハイブリッドワークが普及する中で、フレキシブルオフィスは従業員が好きな場所で仕事をする自由を提供します。

従業員の満足度や生産性向上、オシャレで先進的なオフィスが企業のブランディング価値向上にも繋がります。

複数拠点の活用

フレキシブルオフィスのネットワークを活用することで、複数の拠点を効率的に運用できます。各地のフレキシブルオフィスを利用することで、全国各地に支店展開することもでき、それが移動時間の削減や災害時のリスク分散にも繋がってきます。

地理的な制限に固定されることなく複数拠点で働けるのは、全国にネットワークを持つ企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。

ネットワーク構築のチャンス

フレキシブルオフィスの中でも、特にコワーキングスペースやシェアオフィスでは、他の利用者との交流を通じて、新たなビジネスチャンスが生まれることがあります。

異業種のプロフェッショナルが集まってイベントやセミナーを開催することもあり、ネットワークの構築だけでなく、従業員のクリエイティビティを刺激し、新たな事業アイデアが生まれるチャンスにも繋がります。

フレキシブルオフィスの3つのデメリット

上述の通り、フレキシブルオフィスは多くのメリットがありますが、導入を検討する際にはデメリットについても理解しておくことが重要です。

ここでは、大きく3つのデメリットを紹介します。

• 長期契約に比べてコストが割高になる可能性
• セキュリティやプライバシーの課題
• 自社独自の企業文化を醸成しにくい

それぞれ、解説していきます。

長期契約に比べてコストが割高になる可能性

フレキシブルオフィスは、初期費用は抑えられるものの、月額料金が高めに設定されている場合があります。そのため、期間にわたる利用の場合、月額費用が従来型オフィスよりも割高になるケースがあります。

例えば、1年以内の短期間のプロジェクトであればフレキシブルオフィスの方がコストパフォーマンスが高いですが、3年以上の長期利用を前提とした場合には、従来型オフィスの方が総コストを抑えられる場合もあります。

このため、契約期間の見通しに応じて、どちらが適しているかを慎重に検討することが重要です。

セキュリティやプライバシーの課題

コワーキングスペースやシェアオフィスのように、複数の利用者が同じ空間を共有する形態では、プライバシーが十分に確保できない場合があります。

顧客との商談や、機密性の高い業務を行う際には、オープンスペースで行うわけにはいきません。個室を別途確保する必要があることも考慮しておきましょう。

自社独自の企業文化を醸成しにくい

フレキシブルオフィスの共有スペースでは、空間を自社仕様にカスタマイズすることはできません。独自のデザインやブランド要素を取り入れた空間と比べると、一体感やモチベーション向上の効果が得にくいのが課題です。

また、従業員間のカジュアルなコミュニケーションや協力関係を育む環境も、固定オフィスに比べて限定されがちです。結果として、自社独自の価値観やビジョンを共有する機会が減少し、企業としてのアイデンティティが薄れやすくなるというデメリットがあります。

フレキシブルオフィスを選ぶ際のポイント

フレキシブルオフィスは種類が豊富で、それぞれの特性に応じた使い方が可能です。ただ、種類が豊富であるがゆえに、選ぶ際に考慮すべきポイントも多岐にわたります。

例えば、「予算と長期的なコスト」「立地とアクセスと規模感」「事業の拡大、縮小リスクと契約の柔軟性」「セキュリティ」など、多角的なポイントを押さえて判断しなければなりません。

いずれにしても、オフィスを利用する目的を第一に考えた上で、それを達成できる種類やプランを選ぶことが必要です。

まとめ：フレキシブルオフィスで多様化への対応を検討しよう

今回は、フレキシブルオフィスとは何か、その意味や市場規模、導入するメリット・デメリットなどを解説しました。

フレキシブルオフィスは現代のビジネス環境に適応した新しいワークスペースですが、世界でも日本でも、その市場規模はますます発展していきます。

フレキシブルオフィスの導入は、企業の効率化とコスト削減だけでなく、従業員の満足度向上や創造性の促進にもつながります。今後のビジネス環境の変化や働き方の多様化に対応するため、フレキシブルオフィスについて学んでおくことをおすすめします。

ハタラクバデザインでは、オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できることが強みです。もちろん、フレキシブルオフィスについての提案やサポートも行うこともできます。

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